Что говорит закон? Излишне удержанный НДФЛ из дохода сотрудника организации должен быть возвращен налогоплательщику в течение строго определенного срока на основании подачи письменного заявления.
На что обратить внимание? Встречаются ситуации, в которых за возврат работнику излишне удержанной суммы НДФЛ будет отвечать уже не организация, в которой он трудится, а инспекция Федеральной налоговой службы.
Особенности НДФЛ
Налог с доходов физического лица называется НДФЛ. Его удерживает из зарплаты работодатель, а затем перечисляет в бюджет.
Что делать в неприятной ситуации, когда налог был рассчитан неверно и, соответственно, из дохода было удержано больше, чем положено? А что, если бухгалтер сделал опечатку на один ноль, увеличив сумму налога в десять раз? Можно ли вернуть излишне удержанную сумму НДФЛ? Как это сделать правильно?
Не допускается уплата налога за счет налоговых агентов. Однако из каждого правила есть исключения, так, например, в случае неполного удержания налога налоговым агентом выше названное правило не действует.
Важный момент: НДФЛ нельзя заплатить на год вперед. Его перечисление в бюджет происходит регулярно при выплате дохода физическому лицу. По каким же причинам может возникнуть переплата?
Возможные причины возникновения ситуации с излишне удержанным НДФЛ
Ситуации, при которых возник излишне удержанный НДФЛ, могут быть следующими:
Если работник несвоевременно предоставил документы, согласно которым ему положены стандартные вычеты, нужно будет пересчитать налоговую базу с самого начала года. После пересчета, возможно, появится излишне удержанный НДФЛ.
В ситуации, когда работником был получен имущественный вычет не с начала календарного года, вновь необходим пересчет доходов для возврата средств.
В организации сотрудниками могут быть иностранцы, которые работают по патенту. Согласно данному сценарию, нужно будет вернуть удержанный НДФЛ, если уведомление о праве на уменьшение налога с его доходов поступило работодателю от налогового органа уже после того, как началась выплата заработной платы данному сотруднику.
Возможно, были неправильно применены стандартные вычеты на ребенка, или поступил документ от налоговой инспекции, который подтверждает право сотрудника на получение социального или имущественного вычета.
Однако самой распространенной ситуацией является ошибочный расчет по завышенной ставке. Бывает также удержание средств из необлагаемого дохода, что тоже считается ошибкой.
Все эти ситуации связывает основное последствие – перерасчет по НДФЛ налоговым агентом за прошедшее время. Далее подробно рассмотрим действия, которые нужно предпринять в данном случае.
Проведение зачета излишне удержанного НДФЛ
В отношении каждого отдельного сотрудника следует определять налоговую базу по НДФЛ нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в прошлые месяцы текущего периода суммы налога. Таким образом, основное действие при переплате – зачет этой суммы в счет НДФЛ с текущих выплат.
Не забывайте о том, что зачесть сумму можно только в течение календарного года, так как он официально является налоговым периодом.
Отразить в отчетности переплату и зачет несложно. Сумму полученного дохода и налога по 6-НДФЛ в перерасчетный период следует включить в меньшей сумме, учитывая введенные корректировки. При этом размер удержанного налога должен быть отражен в его фактическом размере как в уведомлениях, так и в форме 6-НДФЛ. Таким образом, в строке 180 в 6-НДФЛ должна быть отражена сумма излишне удержанного НДФЛ, что в дальнейшем позволит учесть данную переплату.
В тот период, в который будет произведен учет, все суммы нужно отражать в их фактическом размере.
Если по какой-то причине по данной схеме нет возможности действовать, то организация (налоговый агент) должна перейти к процессу возврата сотруднику налога.
Такой вариант возможен и сразу после перерасчета при понимании, что выполнить зачет будет просто невозможно.
Порядок возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ
Работником был замечен излишне удержанный НДФЛ – что делать? В первую очередь – обратиться к своему работодателю. Если тот сам заметил эту ошибку, то должен вернуть физическому лицу деньги.
Все суммы налога, которые были удержаны работодателем, должны быть учтены. Возврат можно выполнить в течение трех месяцев.
Возможна ситуация, когда общая сумма НДФЛ, которую удержал агент, оказывается недостаточной, чтобы вернуть налог. В таком случае агент должен оформить заявление на возврат средств из бюджета. Заявление должно быть оформлено не позднее, чем через десять дней после того, как работник подал заявление на возврат.
То, каким способом будет возврат произведен, станет понятно непосредственно после того, как поступит заявление от физического лица о возврате излишне удержанного НДФЛ.
Подведем итог. Чтобы вернуть излишне удержанный НДФЛ в 2024 году, нужно:
- Выполнить перерасчет с последующим письменным уведомлением работнику о том, что действительно был излишне удержан налог.
- Работник составляет заявление на излишне удержанный НДФЛ. В документе нужно обязательно указать реквизиты банковского счета для перечисления денежных средств. Выплата наличными запрещена.
- В течение десяти дней с того момента, как будет получено заявление от работника, должен быть определен порядок того, как денежные средства будут возвращены: путем возврата из бюджета или же за счет сумм, которые ежемесячно перечисляются всеми сотрудниками организации в течение трех месяцев. Если идти по первому пути возврата, то нужно составить заявление в налоговый орган, к нему приложить выписку из налогового реестра по тем периодам, когда налог был излишне удержан. Кроме того, необходимы официальные подтверждения факта излишнего удержания. Организация может сначала выплатить необходимую сумму сотруднику, а потом получить ее из бюджета.
- На банковский счет производится перевод возмещаемого налога.
- На последнем этапе необходимо указать сумму возврата в 6-НДФЛ в том периоде, когда возврат был совершен фактически. Уведомлять налоговые органы об этом дополнительно не нужно.
Отражение возврата излишне удержанного НДФЛ в отчетности
Чтобы отразить возврат налога по форме 6-НДФЛ, есть специальные строки: Раздел 1, 030–034 и Раздел 2, 190–194. Их заполняют конкретно в том периоде, когда были перечислены денежные средства на счет сотрудника организации.
В строках 020–024 указывается сумма НДФЛ, которую следует перечислить в бюджет. Статья 231 Налогового кодекса Российской Федерации дает право вернуть налог за счет общей суммы удержанного агентом НДФЛ. Таким образом, налоговый агент перечислит в бюджет разницу между двумя налогами: удержанным и возвращенным. Это будет отражено в строках 020–024. На эти же суммы будет уменьшен показатель в строке 180.
Ситуации, когда излишне удержанный НДФЛ возвращать не надо
Возможен и такой сценарий: в начале календарного года сотрудник организации являлся нерезидентом, а значит, он платил налог по ставке 30 %, позже его статус сменился на резидента. С того момента, как статус будет уже неизменным, работодатель должен выполнить перерасчет налога с начала года на ставку 13 или 15 %. Таким образом, появляется излишне удержанный НДФЛ – переплата.
Данная сумма может быть зачтена работодателем при удержании НДФЛ с доходов до конца календарного года. Если на конец года (31 декабря) излишне удержанный налоговым агентом НДФЛ вернуть не удалось, то возвращать остаток за счет отчислений других сотрудников уже нельзя. Работнику следует подать в Федеральную налоговую службу заявление на возврат и декларацию по форме 3-НДФЛ, чтобы вернуть остаток суммы. Рассмотрим следующий пример.
Сотрудник компании «N» Иванов А. А. на начало 2022 года являлся нерезидентом, с него удерживался налог по ставке 30 %. 30 ноября 2022 года Иванов А. А. официально стал резидентом, и в текущем году его статус уже не изменится. Таким образом, с 1 января по 30 ноября 2022 года с Иванова А. А. был удержан налог в сумме 340 тысяч рублей.
С 1 декабря 2022 года с Иванова А. А. взимается налог по ставке уже 13 %, а также был сделан перерасчет налога с того дохода, который он выплачивал с января. Сумма составила 150 тысяч рублей, таким образом, излишне удержанный НДФЛ составляет 190 тысяч рублей (340 000 – 150 000 = 190 000).
С декабрьской заработной платы налог составил 14 тысяч рублей – 13 % от дохода. Налог не был удержан с Иванова А. А., заработная плата будет выплачена в полной сумме без вычета. Таким образом, до конца года получилось зачесть переплату в размере 14 тысяч рублей.
Оставшуюся сумму – 176 тысяч рублей (190 000 – 14 000) работодатель уже не сможет вернуть Иванову А. А. Бухгалтер отражает ее в форме 6-НДФЛ и Справке в качестве излишне удержанной. Иванов А. А. должен будет самостоятельно обратиться в Налоговую службу для возврата оставшейся суммы в следующем году.
Внесение лишней суммы НДФЛ организацией в результате технической ошибки
Причиной переплаты по НДФЛ может стать и просто техническая ошибка, например, если бухгалтер ошибочно указал сумму в платежном поручении, вследствие чего в бюджет было перечислено больше, чем нужно.
В таком случае сумма должна быть возвращена на счет организации по ее заявлению.
Статья 78 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует порядок возврата излишне удержанного НДФЛ.
Чтобы вернуть переплату по НДФЛ, следует предоставить следующий пакет документов:
- заявление на возврат переплаты;
- документы, которые подтвердят излишне уплаченную сумму НДФЛ, а именно: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога.
Иначе говоря, налоговый агент должен предъявить документы, которые смогут подтвердить то, что переплата не является суммой налога, удержанного организацией со своих сотрудников – налогоплательщиков, а выступает денежными средствами, перечисленными в бюджет исключительно по технической ошибке.
Для начала следует подписать акт сверки по НДФЛ с налоговым органом, а только затем писать заявление. Когда сотрудники налоговой службы удостоверятся в том, что переплата была выплачена за счет денежных средств организации, они подтвердят возврат излишне удержанного НДФЛ.
Часто задаваемые вопросы об излишне удержанном НДФЛ
Могут ли потребоваться дополнительные документы, чтобы получить возврат по НДФЛ?
Если говорить о допущенной ошибке по отношении к физическому лицу – сотруднику организации, то нужно только заявление от самого работника, иных документов не потребуется. Если же возврат планируется с целью получения имущественного или социального вычета за счет работодателя, то понадобится подтвердить право на его получение. Для этого нужно обратиться в Федеральную налоговую службу. Подтверждение перешлют работодателю после того, как будут проверены все документы физического лица на получение вычета.
В какой срок произойдет возврат излишне удержанного НДФЛ – год, месяц, неделя?
Весь процесс займет не более трех месяцев, начиная с того дня, когда работодатель получит заявление от сотрудника.
Те же три месяца – это максимальный срок для получения физическим лицом имущественного или социального вычета непосредственно через работодателя. Если денежных средств для возврата налога у организации не хватает, то эти деньги должны быть возвращены из бюджета.
Что будет, если нарушить срок возврата налога?
При нарушении работодателем сроков возврата налогов организация должна будет выплатить своему сотруднику проценты, которые можно рассчитать по данной формуле:
Сумма процентов за несвоевременный возврат налога = Сумма излишне удержанного налога, невозвращенного в срок * Ключевая ставка ЦБ РФ, действовавшая в дни нарушения срока возврата * Количество дней нарушения срока возврата / 365 дней.
Должен ли сотрудник быть оповещен о перерасчете НДФЛ из-за смены статуса с нерезидента на резидента?
Такой необходимости нет, так как этим будет заниматься непосредственно налоговый орган.
При увольнении излишне удержали НДФЛ – что делать?
Работодатель обязан вернуть переплату, эта обязанность с него не снимается и после увольнения сотрудника. Бывшего работника уведомляют об излишне удержанном НДФЛ, и затем перечисляются деньги согласно выше указанному алгоритму действий.
Ошибки при исчислении налога – достаточно частое явление, поэтому излишне удержанный НДФЛ не должен пугать сотрудников и самого работодателя. Этот вопрос решаем, а причины могут быть совершенно разными.
Например, элементарно арифметическая ошибка бухгалтерии, смена статуса сотрудника с нерезидента на резидента, несвоевременная работа с документами, которые подтверждают налоговый вычет и другие. В любом случае, проблему можно и нужно решить, устранив ошибку. Все излишне удержанные денежные средства будут возвращены.
