О чем речь? Просроченная дебиторская задолженность – долг, не уплаченный в срок контрагентом, у которого истек срок исковой давности. Для «дебиторки» в бухучете используется своя строка – 1230.
На что обратить внимание? Просто так списать просроченную дебиторскую задолженность нельзя. Компании необходимо собрать первичную документацию, сделать проводки и составить акт.
Суть просроченной дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – материальные активы, которые компании должны выплатить контрагенты. Организация, передавшая товар, оказавшая услугу и ожидающая оплату, – это кредитор. Лицо, получившее товар или услугу и не оплатившее их, – дебитор, тот же заемщик или должник.
Дебиторами могут быть:
- Заказчики, получившие товар, услуги.
- Заемщики, не выполнившие обязательства перед кредитором.
- Поставщики, получившие предоплату, но не поставившие товар, не выполнившие работы, не оказавшие услуги.
- Лица, не отчитавшиеся за взятые под отчет средства.
- Сотрудники, не вернувшие переплаченные деньги.
- Учредители, не оплатившие долю в уставном капитале.
- Государство, в лице, например, Федеральной налоговой службы, получившее переплаченные средства по налогам и сборам.
Просроченная дебиторская задолженность – обычная штатная ситуация в деятельности компании. К примеру, завхоз получил деньги на закупку строительных материалов для ремонта. На период от получения средств до оформления отчета за потраченное лицо считается дебитором.
Дебиторская задолженность часто признается просроченной при невыполнении обязательств в определенный период, который должен быть обозначен в договоре.
Различают следующие виды:
- Краткосрочная, со сроком исполнения в течение 12 месяцев.
- Сомнительная, задолженность – такая, которую компания ожидает получить от клиентов, но есть серьезные сомнения по поводу ее финансирования. Отражение ее в отчетности важно для адекватной оценки текущего финансового положения компании.
- Безнадежная просроченная дебиторская задолженность, списание которой невозможно. Это сумма, которую компания полностью прописала как невозвратимую и, следовательно, не ожидает получения от должника.
Механизм образования просроченной дебиторской задолженности
Разбираясь в вопросе, что это значит – просроченная дебиторская задолженность, следует понимать, по каким причинам она может образоваться.
- Несоблюдение сроков внесения денежных средств по счетам. Клиенты могут нарушать график платежей по причине финансовых затруднений, безответственного отношения к своим обязательствам.
- Действие непреодолимой силы. К таким факторам относятся стихийные бедствия, техногенные катастрофы, военные действия, эпидемии.
- Неправильное управление финансами. Ненадлежащий контроль, нарушение правил кредитования могут привести к возникновению просроченной задолженности.
- Ошибки в бухгалтерском учете. Они происходят по причине отсутствия профессиональной подготовки специалистов, что ведет за собой неправильное выставление счетов, отсутствие должного контроля за взаиморасчетами с контрагентами, и строгого учета, отслеживающего сроки погашения дебиторской задолженности.
- Недобросовестность контрагентов. Бывает, возникновение просроченной дебиторской задолженности основано на неправомерных действиях партнеров либо покупателей, которые умышленно не оплачивают долги.
Залогом финансовой стабильности компании является строгий учет и контроль за соотношением «дебиторки» и «кредитки», соблюдением их лимита, а также принятие своевременных мер по предотвращению риска их возникновения и своевременной ликвидации.
Просроченную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете также классифицируют
По типу должников:
- Задолженность контрагентов, нарушающих свои договорные обязательства, не оплачивающие счета вовремя.
- Обязательство сотрудников, получивших аванс, кредит, под отчет, а также при переплате заработка.
- Задолженность учредителей при неоплате ими долей в уставном капитале компании в срок, определенный составленным соглашением.
- Заем государственных органов, если совершена переплата по обязательным платежам средств в бюджет (сюда относятся налоговые выплаты, денежные сборы, различные взносы).
По характеру причин просрочки:
- Неуплата по счетам, когда контрагенты нарушают договорные обязательства, не соблюдают сроки оплаты за приобретенный товар, своевременно выполненные работы или оказанные услуги.
- Неполная оплата, при котором партнер или клиент лишь частично оплатил условленную сумму.
- Спорная задолженность, если покупатель заявляет о плохом качестве товара или выполненных работ.
Учет просроченной дебиторской задолженности
По правилам бухучета, дебиторская задолженность отражается в разделе оборотных средств. Возникает резонный вопрос: можно ли считать активом просроченную «дебиторку»?
Для ответа на вопрос изучим классическое определение оборотных финансовых активов, где четко указывается, что таковыми являются особые ресурсы организации, которые:
- служат для поддержания непрерывного цикла производственной деятельности компании;
- погашаются за операционный цикл.
Согласно международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), ресурс может являться активом, если он контролируется фирмой и в нем заложен экономический потенциал на перспективу.
Делаем вывод, что «дебиторка» может признаться активом в некоторых случаях, когда должник:
- Открыто и честно уведомил об ухудшении своего финансового положения, попросил предоставить отсрочку платежа, сообщил о намерениях погасить задолженность.
- Давно сотрудничает с компанией, имеет репутацию надежного партнера и отношения с ним имеют взаимовыгодный характер.
Дополнительно учитываются следующие критерии:
- Компания считает задолженность конкретного дебитора долговым обязательством, и не подвергается сомнениям его погашение.
- Образовавшаяся задолженность не признается просроченной в связи с истечением срока давности взыскания.
Дебиторская задолженность может быть признана просроченной, если это прописано в условиях договора. За организацией остается право не признать ее рискованной, в этом случае задолженность может стать активом, тогда для ее отражения применяется строка 1230.
В связи с истечением срока давности взыскания дебиторская задолженность может считаться просроченной, и она не отражается в составе оборотных средств потому что:
- Не соответствует установленным нормам актива.
- Возврат денежных средств практически невозможен и получить экономическую выгоду при такой ситуации – факт бесперспективный.
- Безнадежная дебиторская задолженность подлежит списанию на основании п.2 ст. 266 Налогового Кодекса Российской федерации.
Безнадежная дебиторская задолженность оказывает на бизнес негативное влияние: тормозит оборачиваемость активов, вынуждает обращаться к кредитам, расходовать средства на взыскание. Этот показатель искажает положение дел: в активе отражены суммы, которых на практике нет. Безнадежный долг важно вовремя выявить и списать на убытки, определив срок взыскания по правилам бухгалтерского учета. Они таковы:
- Просроченная дебиторская задолженность по регламенту подлежит списанию, если с даты уплаты, обозначенной в договоре, минуло три года (на основании ст. 196 Гражданского кодекса Российской федерации), а платежи от должника не поступили.
- Срок исковой давности не прерывался.
Право для прекращения срока исковой давности есть и у дебитора, и у кредитора в случаях признания и погашения долга, обращения в суд, возникновения форс-мажорных ситуаций.
Полный перечень причин, на которых может основываться прерывание исковой давности, был утвержден 29.09.2015 г. в постановлении Пленума Вооруженных сил Российской федерации №43.
Важно, чтобы факт признания просроченной дебиторской задолженности в балансе был оформлен документально. При этом составляется акт сверки расчетов за подписью обеих сторон, признание претензии и другие документы. После этих действий отсчет срока исковой давности начинается с нуля. Срок ее ограничен десятью годами с момента нарушения права.
Сомнительная просроченная задолженность в балансе не проводится: по правилам бухгалтерского учета непогашенный в срок и не обеспеченный залогом и внешними гарантиями долг обязательно резервируется. Если же доверие к контрагенту в плане погашения задолженности имеется, то резерв не создается, на это указывает письмо Минфина от 27.01.2012 №07-02-18/01.
Порядок формирования и использование резерва по сомнительной задолженности определяется специально созданной комиссией и прописывается в учетной политике компании. Резерв выводится на забалансовый счет "Сомнительная задолженность" и снижает тем самым дебиторскую задолженность, отраженную в балансе.
Для определения сомнительного долга в целях создания резерва производятся следующие действия:
- Продумываются критерии, по которым задолженности будут отнесены в группу сомнительных.
- Регулярно проводится мониторинг вероятности погашения долгов.
- При появлении обстоятельств, при которых появляется возможность ликвидации долгов, сомнительная задолженность пересматривается, а сумма резерва корректируется.
Создание резерва дает возможность более достоверно понимать финансовое положение, и его создают не только крупные компании, но и небольшие индивидуальные предпринимательства.
Размер резерва зависит от срока задержки платежа и рассматривается согласно п.70 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Министерства финансов №34н от 29.07.1998:
- В отношении каждой сомнительной задолженности.
- С учетом финансового положения должника-дебитора.
- Оценивая вероятность погашения долга.
Отчисления в резерв считаются прочими расходами, и это прописано в п. 11 Положения по бухгалтерскому учету 10/99 "Расходы организации", утвержденном приказом Министерства финансов №33н от 06.05.1999 г.
Списание просроченной дебиторской задолженности
Срок просроченной дебиторской задолженности ограничен. При истечении исковой давности и отсутствии возможности вернуть долги проводится процедура списания, которая строго регламентирована. Основанием для нее являются письменное описание, инвентаризация и приказ руководителя компании.
Если задолженность определена кредитором бесперспективной для возврата и списана в качестве убытка, совсем она не исчезает: долг в балансе отражается еще пять лет, чтобы дать возможность дебитору его погасить.
Для принятия решения о признании долгов безнадежными понадобится ряд документов: выписка о ликвидации компании-дебитора, постановление о банкротстве компании, акта о невозможности взыскания долга с обоснованием. Условия списания напрямую зависят от наличия резерва:
- Если резерв сформирован, весь долг по «дебиторке» списывают на основании бухгалтерской справки. Для проводки применяют кредит 62 и дебет 63. Списываемая сумма долга отражается в сумме проводки и забалансовом отчете по дебету 007.
- При отсутствии резерва порядок списания такой же, но задолженность отражается по кредиту 62 и дебету 91.2.
Списание задолженности завершается составлением акта с указанием:
- Полного и краткого наименования и реквизитов компании.
- Названия и цели составления акта.
- Основной части, включающей информацию о компаниях, по которым установлена задолженность, их реквизитах, договорах, сумме долга, основаниях для списания. Обычно эта часть акта оформляется в виде таблицы.
- Подписи ответственных лиц: руководителя компании и главного бухгалтера.
Важно указать, что списываемая сумма включается во внереализационные расходы на прибыль, и обязательно дать ссылку на нормативные документы.
Часто задаваемые вопросы о просроченной дебиторской задолженности
Кто инициирует списание просроченной дебиторской задолженности по доходам?
Списание безнадежной дебиторской задолженности выполняется по приказу руководителя. Это является основанием для занесения записи в документы бухгалтерского учета. Суммы для списания указываются в соответствующей справке.
Есть ли возможность предотвратить появление и увеличение просроченной дебиторской задолженности?
Риск появления просроченных «дебиторок» могут предотвратить:
- тщательный анализ клиентов;
- установление четких условий оплаты;
- регулярный мониторинг задолженности;
- использование специализированных программ для учета и напоминания об оплате;
- введение системы скидок за своевременную оплату без просрочки;
- проведение регулярного анализа и отчетности для выявления проблемных областей.
Какие проблемы могут появиться при списании?
Надзорные органы очень внимательно проверяют документы по списанию дебиторной задолженности. При обнаружении отсутствия необходимых документов, их неправильного оформления, незаверенности, ошибок аудиторы могут проявить сомнение в их достоверности, а суд принудить к оплате задолженности.
Объем дебиторской задолженности служит индикатором финансового положения компании. Ее рост может стать причиной нестабильности и дефицита финансирования бизнеса. Поэтому необходимо уделять пристальное внимание управлению этими активами, работать с дебиторами и принимать меры по своевременной оплате счетов.
