О чем речь? Доверенность на получение материальных ценностей – документ, наделяющий полномочиями в продаже, отпуске со склада и заключении договоров другое лицо, например, линейного сотрудника компании.
На что обратить внимание? Составляется такая доверенность на свое усмотрение и по утвержденной форме М-2(а). Юридической силой документ наделяют указанные реквизиты, но в ряде случаев требуется его заверить у нотариуса.
Задачи доверенности на получение материальных ценностей
Это документ, наделяющий полномочиями забрать груз у поставщика или выполнить другие действия, связанные с товарно-материальными ценностями (ТМЦ). Он нужен, когда ТМЦ, оформленные на организацию, получает не ее руководитель.
Доверенность упрощает товарный документооборот. Минимизируются риски, которые могут возникнуть в процессе передачи ТМЦ. Как правило, они связаны с учетом и документированием движения ТМЦ и контролем их целостности и сохранности. Она нужна, когда покупатель сам приезжает за грузом, продавец доставляет груз или при передаче на нейтральной территории.
Доверенность может быть выдана на представителя логистической компании, которая осуществляет транспортировку груза по поручению продавца или покупателя. Представителем может быть не только специалист, работающий в компании, но и родственник индивидуального предпринимателя. На законодательном уровне нет четко обозначенных требований к лицу, которому руководитель может делегировать свои полномочия в приемке ТМЦ.
Виды доверенности на получение материальных ценностей
- Разовая
Это самый простой вид доверенности. Она действует короткий промежуток времени. В документе прописываются полномочия на осуществление представителем компании конкретных действий. Например, приемка ТМЦ, отправка, погрузка груза или приобретение каких-то товаров. Как правило, такой документ составляется в свободной форме. Нет единого бланка доверенности на получение материальных ценностей. Ее не нужно заверять у нотариуса. Процедура оформления простая.
- На длительный срок
Дается на выполнение определенных действий, связанных с ТМЦ, которые представитель компании выполняет на регулярной основе. Например, оформляется при систематической приемке денег в финансовых организациях по чекам, при передаче ТМЦ.
Документ данного вида выдается на длительный срок, который определяется сторонами самостоятельно. Это период действия, в рамках которого доверенность имеет силу.
- Генеральная
Доверенность содержит широкий круг полномочий, которыми наделяется конкретное лицо от имени оформителя. Помимо получения ТМЦ, в документе могут быть прописаны следующие права: подписание документов на поставку товаров, реализация имущества компании, использование специальных средств и т.д. Это юридический документ с широким списком полномочий. Нет строгого образца оформления.
Правила заполнения доверенности на получение материальных ценностей
В тексте документа должны быть прописаны все наименования продукции и ее количество. Указывается информация о договоре: когда он был заключен и присвоенный номер.
Если представитель получает товары по первичной документации (накладная, счет, счет-фактура), то нет необходимости в перечислении всех товаров и их количества. В тексте доверенности на получение материальных ценностей от юридического лица должны быть указаны первичные документы.
Варианты оформления документа:
- свободная форма;
- форма М-2 и М-2а.
Стандартная форма М-2 и М-2а является общепринятой. Это формат документа, который часто используется, но не является единственно возможным.
Документ может быть направлен посредством системы электронного документооборота (ЭДО). Это должно быть указано в договоре.
Свободная форма
Рекомендуется печатать документ на фирменном бланке компании. Нотариальное заверение не требуется. Нет ограничений по периоду действия доверенности. Если срок не указан, то документ будет действителен 1 год с даты подписания.
Доверенность заверяет директор компании или индивидуальный предприниматель. Ставится печать (если она имеется).
Указываются данные:
- дата;
- наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- информация о юридическом лице (ИНН, ОГРН);
- фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, данные паспорта;
- разрешенные действия;
- срок действия;
- подпись.
Форма М-2
Форма М-2 используется для разового получения груза. У нее есть отрывная часть. М-2а может использоваться несколько раз. Подходит при регулярном получении ТМЦ доверенным лицом. Документ не имеет отрывной части.
Отрывая часть формы М-2 отдается поставщику, ее подписывает представитель по доверенности.
Типовые формы могут быть выданы на любой срок. Как правило, он составляет 15 дней. Если не прописывать срок, то считается, что доверенность действительна 1 год с даты подписания руководителем организации. Типовые формы М-2 и М-2а не нужно заверять нотариально.
Каждая графа бланка должна быть заполнена. Если указать нечего, то ставится прочерк.
Представитель, действующий по доверенности, ставит образец своей подписи в документе. Документ заверяет руководитель организации и главный бухгалтер. Ставится печать (при наличии).
Основные данные:
- дата;
- название предприятия;
- ОКПО;
- номер документа;
- данные покупателя, ИНН, юридический адрес;
- данные плательщика, ИНН, юридический адрес;
- реквизиты расчетного счета;
- кому выдан документ: фамилия, имя, отчество и данные паспорта;
- название компании, в которой надо предъявить документ;
- номер и дата документа, на основании которого действует представитель по доверенности;
- срок действия;
- образец подписи представителя;
- подпись руководителя;
- подпись главбуха;
- печать.
Скачать образцы доверенностей на получение матценностей
Этапы выдачи доверенности на получение материальных ценностей
Алгоритм подготовки документа на получение ТМЦ:
Определиться с типом документа
Подойдет любая удобная сторонам форма доверенности на получение материальных ценностей.
Документ может быть в форме электронного документа (если это прописано в договоре). Если этого пункта в договоре нет, то рекомендуется оформить доверенность в печатном виде.
Реквизиты
- дата выдачи доверенности;
- данные руководителя и представителя;
- подпись представителя.
Обратите внимание, что закон требует перечисления в тексте документа этих реквизитов. Если их не прописать, то документ будет недействительным. Остальные реквизиты прописывают по усмотрению.
Четкое указание полномочий представителя
Доверенность может быть генеральной или иметь ограниченный круг полномочий.
В первом случае число юридических действий может быть любым. Например, право заключения договоров, сдача налоговой отчетности, регистрация права собственности и т.д. Такая доверенность стандартно выдается главному бухгалтеру, заместителю начальника и руководителям подразделений компании. Это лица, которым директор или индивидуальный предприниматель доверяет представление своих интересов в различных инстанциях.
Подпись и печать
Документ подписывает индивидуальный предприниматель, руководитель организации или другое лицо, которое имеет право его выдавать. Например, главный бухгалтер.
Если индивидуальный предприниматель доверяет представителю открыть счет в финансовой организации или отчитаться в налоговою инспекцию, то нужно нотариально заверить доверенность. Нотариальное заверение не нужно, если полномочия касаются договоров с контрагентами и первичной документации.
Печать не является обязательным шагом. Если она имеется, то лучше поставить. Документ без печати может показаться сомнительным контрагенту.
Порядок отпуска материальных ценностей по доверенности
Действия на складе поставщика: представитель покупателя должен показать оригинал паспорта и доверенности на получение материальных ценностей. Реквизиты и данные, прописанные в документе, должны совпадать с паспортом, предъявленным при отгрузке. Доверенность остается у поставщика.
При отсутствии доверенности получить груз имеет право только руководитель организации. У него должна быть печать и копия заверенного им приказа, а также решение о назначении, заверенное печатью предприятия.
Выдача ТМЦ не осуществляется в следующих случаях:
- предъявление документа, в котором отсутствуют реквизиты или имеются незаполненные графы;
- наличие поправок и помарок в документе;
- отсутствие паспорта у представителя;
- срок действия документа вышел;
- доверенность была аннулирована.
Печать должна быть разборчивой. Нельзя использовать печать, напечатанную с помощью принтера. Название организации, ИНН или регистрационный номер должны быть читаемыми.
Часто задаваемые вопросы о доверенности на получение материальных ценностей
Что делать после составления документа?
Случаются ситуации, когда доверитель желает аннулировать доверенность, выданную на длительный срок. В этом случае он может в письменной форме направить уведомление об этом в организацию, указанную в документе. Лучше чтобы представитель вернул оригинал доверенности.
Как ведется учет доверенностей на получение ТМЦ?
Это официальные документы, имеющие юридическую силу и выступающие в качестве доказательств в спорах между сторонами. Нельзя исключать вероятность отгрузки товара ненадлежащего качества, оспаривание факта передачи ТМЦ, утрату доверенности или ее недействительность из-за некорректных реквизитов и т.д. Предотвратить негативные последствия и защитить интересы в суде поможет строгое соблюдение законодательных норм и хранение документа в течение 5 лет после окончания срока его действия.
В каком законе регламентируется порядок оформления доверенности на получение ТМЦ?
Физические лица — статья 185 Гражданского кодекса Российской Федерации. Юридические лица — постановление Госкомстата России № 71а от 30.10.1997.
Доверенность на получение материальных ценностей — это документ, наделяющий конкретного человека правом забрать товар. Он дает возможность физическому или юридическому лицу отстоять свою позицию в суде, предупредить махинации со стороны контрагента, правомерно вести бухгалтерские и прочие отчеты. Если обстоятельства складываются нежелательным образом, и вы теряете контроль над ситуацией, то лучше обратиться за юридической поддержкой.
